Hvis du arbejder bevidst med at udvikle og bruge dit netværk kan det være en stor hjælp at benytte It-værktøjer. Denne artikel vil forsøge at give et overblik over nogle af værktøjerne. Der er meget forskellige holdninger til værdien af værktøjerne. Min erfaring er, at nogle sætter stor pris på de virtuelle værktøjer, mens andre foretrækker at holde sig udelukkende til det fysiske møde eller telefonkontakten. Du kan prøve dig frem og finde det, der virker for dig.

It-værktøjerne er her opdelt i 4 typer:

Community-systemer – kommunikation i netværket
Communitysystemer er det engelske navn, som der ikke er fundet ét fælles dansk begreb for. Nogle af de mest anvendte navne er netværkssted, e-værkstedet, forum og virtuelle grupperum.
Det er systemer som giver alle medlemmerne i netværket adgang til fælles oplysninger. De mest almindelige funktioner i community-systemer er:

Den mere primitive form for community-systemer er det som kaldes ”mailinglister”, som primært anvendes som et debatværktøj. Det foregår ved at du blot tilmelder dig en elektronisk liste i dit netværk. Herefter du kan  modtage og sende e-mail til alle, der er tilmeldt denne mailingliste. I praksis benyttes en fælles e-mailadresse, som så sendes rundt til alle på mailinglisten. Alle e-mail kommer direkte ind i din egen mailbox, uanset om du benytter Outlook, en hotmail adresse eller et helt tredje mail-system.

Eksempler: Det mest udbredte communitysystem i øjeblikket er så vidt vides Groupcare (www.groupcare.dk). Det er gratis at anvende for private grupper (ikke-kommercielle) og kan købes til professionel brug. Et andet men mindre udbredt system er Igroups (www.igroups.dk). Begge systemer findes i dansk-sprogede udgaver.

Derudover findes en række systemer som er specialudviklet eller tilpasset den enkelte organisation.

 

Din virtuelle visitkortmappe - hold styr på dine kontakter
Når det personlige netværk vokser, stiger behovet for at have registreret alle kontakterne. Hvis du har et stort netværk kan det være vanskeligt at huske alle, især dem som man taler sjældent med. Selv med et lille netværk er det vanskeligt at huske alles arbejdssted, telefonnumre og e-mailadresse. Så er det gavnligt at have et sted, hvor du hurtigt kan bladre dine kontakter igennem, hvis du f.eks. leder efter en bestemt kompetence eller viden om en branche. Samlemapper med visitkort er meget anvendt, men informationerne kan også registreres elektronisk.

Det mest anvendte værktøjer er mailsystemer som Microsoft Outlook eller Lotus Notes. Her er det let at gemme kontaktinformationerne på alle i dit netværk. Men også helt simple løsninger om at opdatere et regneark eller blot en liste i teksthandlingssystemet kan virke fint i mange situationer.
Alle disse systemer forudsætter at du selv holder dem opdateret løbende. Et system som gør det let at holde kontaktinformationerne opdaterede er Plaxo (www.plaxo.com). Det forudsætter dog, at dine kontakter også anvender det. Plaxo er centralt sted, hvor du lagrer dine egne visitkortinformationer. Hvis du så senere skifter job eller e-mail adresse kan du blot opdatere data ét sted og så sikrer systemet, at alle i dit netværk (som benytter Plaxo) også bliver opdateret med dine informationer, uden at du behøver at gøre noget. På samme måde får du en e-mail når nogen i dit netværk ændrer kontaktinformationer. Plaxo er lavet så det kan tage udgangspunkt i de kontaktpersonerne du har i bl.a. Microsoft Outlook. Systemet er endnu ikke så udbredt i Danmark, men du kan fint bruge det alligevel til at holde en del af dine kontaktinformationer opdateret, og du kan opfordre andre til at koble sig på. Det er gratis at anvende, men har den ulempe at det ikke kan finde ud af at bruge æ-ø-å. Lidt ærgerligt når man arbejder som netværkskonsulent.

Virtuelle kontaktsystemer – skab forbindelser til andre
Disse værktøjer er måder at skabe kontakt på i den virtuelle verden, men der findes ikke en samlet betegnelse for denne type værktøjer. Den nærmeste sammenligning er en slags virtuel erhvervsrelateret dating.

Mange netværk og andre type foreninger har mailinglister eller medlemsdatabaser, som gør det muligt at finde kontaktoplysninger på deltagerne. Så kan du selv tage kontakt og udvikle dit netværk ad den vej. Men der er også særlige systemer, der har til formål at gøre dette lettere.

LinkedIn er lige nu det mest udbredte af sådanne systemer i Danmark (se www.linkedin.com). Her kan du indbyde andre til at være en del af dit netværk. Hvis de accepterer din invitation, skabes et virtuelt link mellem dig og din kontaktperson. Dine kontakter bliver så synlige for andre, og på den måde skabes der muligheder for at få kontakt gennem flere led i netværket. Har du f.eks. brug for at få kontakt med en person du ikke kender, kan du via LinkedIn finde ud af om du kender nogen som kender personen. Det kan hjælpe på at skabe en god første kontakt. Et lignende men mindre udbredt system er Ryze Business Networking (www.ryze.com).

Systemer til analyse af netværksstruktur
Disse værktøjer kaldes oftest for ”Social Network Analysis software”. Social Network Analysis eller blot SNA handler om at kortlægge forbindelser mellem mennesker. Det anvendes mest af forskere til at analysere netværksstrukturer, dvs. skabe et øjebliksbillede af relationerne mellem en række mennesker – oftest internt i organisationer. Værktøjet ses primært anvendt til at visualisere en lang række af relationer på kryds og tværs. Du kan blandt andet finde et eksempel på en analyse i den lille danske bog ”Den økonomiske elites netværk” af Thomas Schøtt.

To eksempler på denne slags værktøjer er programmet UCINET (www.analytictech.com) og Inflow (www.orgnet.com).

Måden at analysere og beskrive netværks-strukturer på er meget forskellig, afhængigt af analyseformålet. Nogle søger at måle på hvilken måde personer kender hinanden (f.eks. fagligt eller socialt), og på hvor godt personerne kender hinanden. Andre søger blot at beskrive hvem som kender hvem.

Hvis LinkedIn, som jeg nævnte tidligere, blev meget mere udbygget ville det også være et værktøj, som også kunne benyttes til at analysere en netværksstruktur.

Fortæl dine egne historier om dine ”netværktøjer”
Kan du fortælle om andre konkrete It-netværksværktøjer så send en mail til Dansk Læringscenter om Netværk på kontakt@holst-grych.dk. Vi samler de mange erfaringer og tip om systemer til glæde for andre.

 

Netværkskonsulent Sanni Grych, e-mail: sg@holst-grych.dk.